Standing Rules | Reglas Permanentes

César Chávez PTA Standing Rules

Name: César Chávez PTA
Federal ID Number: 90-0804306
National PTA number: 02682434
Council Affiliation: Portland Council, Region #2
State Affiliation: César Chávez PTA is affiliated with National PTA and Oregon PTA and as such is governed by the Unified Local Unit Bylaws and the Oregon PTA bylaws.
Annual Dues: Annual local unit dues shall be $10.00 which includes $2.25 for National PTA, $7.25 to Oregon PTA, and $0.50 to the local unit.
Fiscal Year: July 1 to June 30
Quorum: Quorum for each general meeting to conduct legal business shall be 8 voting members. Upon voting, one half plus one of the voting members carries the vote. If there is a tie, the chair shall vote to break the tie. Quorum for each executive board meeting or gathering to conduct official and/or legal business shall be three board members. For voting purposes, a minimum of three board members must be in agreement in order to carry the vote. If there is a tie, the voting will be postponed until the next board meeting or gathering of board members.
Meetings: General membership meetings of this association shall be held the first Wednesday of the month or as necessary, with a minimum of 8 meetings per year. Executive board meetings of this association shall be held prior to the general meeting and additional board meetings may be called by members of the board as deemed necessary.
Officers: The officers of this association shall be: Co-presidents (2), Secretary, Treasurer, and Membership Chair. Elections of officers shall be in May and the officers shall assume their duties on July 1. César Chávez PTA officer terms will be 2 years. There is a two consecutive term limit for all board member positions, per Oregon PTA State Bylaws. In the instance of an unexpected board vacancy, an interim officer may be appointed by the executive board until such time as a general PTA election can occur. The interim term will not exceed 2 months. Executive board members and committee chairs must be dues paying members of the César Chávez PTA.

For the July 2016 through June 2018 term, Co-President Fred Smith will be the signee on all bank accounts, contracts, and other official and/or legally binding documents.

Order of Business
Call to order
Reading and approval of minutes
Unfinished business
New business
President’s report
Treasurer’s report
Committee reports
Announcements
Adjournment

Standing Committees
Membership
Volunteers
Fundraising
Transportation and Safety
Communications
Events
Advocacy (DBRAC/Legislation)
School Improvements
Community Building and Support
Auction
Colores (Equity focus group)
Literacy

Special Committees
The Co-Presidents of this association may, with the approval of the Executive Board, appoint special committees as deemed appropriate. Special committees go out of existence when the work is completed and the final report is received by the board.

Budget
The annual operating budget of this association shall be drafted by the Executive Board. The Executive Board will convene in August and will draft the proposed operating budget, which will be presented for approval at the General Meeting no later than October. Executive Board Members can reconvene at any point that amendments to the budget are required and make said amendments. Any amendments made to the operating budget will be reported at the next General meeting. PTA expenditures for non‐budgeted items under $100 can be approved by the co-presidents, at their discretion. All non‐budgeted expenses under $100 will be paid by the Treasurer as long as there is appropriate documentation supporting said expense. Any non-budgeted items between $100-$300 would need approval by the Executive Board, as long as there is appropriate documentation supporting said expense. Any General Meeting Motions, for expenses greater than $300, shall be submitted in writing (may include email) to the Executive Board a minimum of 14 days before a General Meeting. This is to ensure adequate funding prior to the motion being brought to the floor for a vote. Any Motion to amend the budget will require Executive Board approval and should be submitted a minimum of 14 days in advance of a meeting. The Executive Board has the authority to reallocate funds budgeted from one purpose to another purpose as program needs change or a Committee’s work is complete.

PTA Representation and Media Clause:
With the exception of the PTA Co-Presidents, PTA Members shall not speak as a representative of César Chávez PTA, unless authorized to do so by the Co-Presidents. This includes, but is not limited to, speaking with the media, utilizing a social media platform, and/or speaking to PPS staff at the district or school level.

These standing rules shall be distributed at the first general membership meeting of the school year and reviewed by the chair at that meeting. They may be amended or rescinded by a two-thirds vote at any general meeting if notice of the proposed action is given at a previous meeting.

Date approved: August 23, 2017
Date amended: October 4, 2017
Co-President: Keiona R Connor
Co-President: Fred Smith
Secretary: Leah Hinson


Reglas Permanentes del PTA de César Chávez

Nombre: César Chávez PTA
Número de identificación federal: 90-0804306
Número nacional del PTA: 02682434
Afiliación del Consejo: Portland Council, Región # 2
Afiliación Estatal: El PTA de César Chávez está afiliada a el PTA Nacional y a el PTA de Oregón y, como tal, se rige por los Estatutos de la Unidad Local Unificados y los reglamentos del PTA de Oregón.
Cuotas Anuales: Las cuotas anuales locales serán de $10.00, que incluye $2.25 para la PTA Nacional, $7.25 para el PTA de Oregon y 0.50 para la unidad local.
Año fiscal: 1 de julio al 30 de junio
Quórum: Quórum para cada reunión general de realizar negocios legales será de 8 miembros con derecho a voto. Tras la votación, la mitad más uno de los miembros votantes lleva el voto. Si hay un empate, el presidente tendrá voto para romper el empate. Quórum para cada reunión de la junta ejecutiva o reunión de actuación de oficio y / o negocio jurídico será de tres miembros de la junta. Para fines de votación, un mínimo de tres miembros de la junta debe estar de acuerdo con el fin de llevar a la votación. Si hay un empate, la votación se pospondrá hasta la próxima reunión de la junta o reunión de los miembros de la junta.
Reuniones: Las reuniones generales de esta asociación se celebrarán el primer miércoles de cada mes o cuando sea necesario, con un mínimo de 8 reuniones al año. Reuniones de junta directiva de esta asociación se llevarán a cabo antes de la junta general y las reuniones de directorio adicionales pueden ser llamados por los miembros de la junta que se consideren necesarias.
Oficiales: Los oficiales de esta asociación serán las siguientes: Los co-presidentes (2), Secretario, Tesorero, y el encargado de membresía. La elección de funcionarios serán en mayo y los oficiales asumirán sus funciones el 1 de julio César Chávez términos de oficiales del PTA será de 2 años. Hay un límite de dos mandatos consecutivos para todas las posiciones de miembro del Consejo, por los Estatutos Estatales del PTA de Oregon. En el caso de una vacancia inesperada de la junta executiva, un funcionario interino puede ser nombrado por la junta ejecutiva hasta que se puede producir una elección general del PTA. El término intermedio no sobrepasan 2 meses. Los consejeros ejecutivos y presidentes de comités deben ser miembros que pagan cuotas del PTA César Chávez.

Orden de los negocios
Llamar al orden
Lectura y aprobación de actas
Negocios inconclusos
Nuevo negocio
Informe del Presidente
El informe del Tesorero
Informes de las comisiones
Anuncios
Aplazamiento

Comités permanentes
Afiliación
Voluntarios
Recaudación de fondos
Transporte y Seguridad
Comunicaciones
Eventos
Incidencia (DBRAC / Legislación)
Mejoramiento Escolar
Apoyo Comunitario
Subasta
Colores (grupo de enfoque de equidad)
Alfabetismo
Comisiones Especiales
Los Copresidentes de esta asociación podrá, con la aprobación de la Junta Ejecutiva, nombrar comités especiales que se consideren apropiados. Los comités dejan de existir cuando el trabajo se completa y el informe final es recibido por el consejo.

Presupuesto
El presupuesto operativo anual de esta asociación será redactado por el Consejo Ejecutivo. El Consejo Ejecutivo se reunirá en agosto y redactara el presupuesto operativo propuesto, que será presentado a la Junta General no más tarde que el mes de octubre. Miembros del Consejo Directivo pueden reunirse en cualquier punto que se requieren enmiendas al presupuesto y hacer dichas enmiendas. Cualquier modificación del presupuesto de funcionamiento serán reportados a la próxima reunión general. Los gastos del PTA para artículos no presupuestados menos de $100 pueden ser aprobados por los co-presidentes, a su discreción. Todos los gastos no presupuestados por debajo de $100 serán pagados por el Tesorero, siempre y cuando exista documentación apropiada para soportar dicho gasto. Cualquier artículo que no sea presupuestado entre $100- $300 necesitaría la aprobación del Consejo Ejecutivo, siempre y cuando haya documentación apropiada para soportar dicho gasto. Cualquier movimiento de la Junta General, para gastos mayores a $300, deberán presentarse por escrito (puede incluir correo electrónico) a la Junta Ejecutiva un mínimo de 14 días antes de la Junta General. Esto es para asegurar la financiación adecuada antes de que la moción se lleve a la planta para su votación. Cualquier movimiento para modificar el presupuesto requerirá la aprobación del Consejo Ejecutivo y debe ser presentado un mínimo de 14 días antes de una reunión. El Consejo Ejecutivo tiene la autoridad para reasignar los fondos del presupuesto de un objetivo a otro que necesita un cambio o cuando el trabajo de un Comité está completo.

Representación del PTA y Medios Cláusula:
Con la excepción de las PTA Copresidentes, PTA Miembros no hablará como representante de César Chávez PTA, a no ser autorizado a hacerlo por los Copresidentes. Esto incluye, pero no se limita a, hablar con los medios de comunicación, la utilización de una plataforma de medios sociales, y / o hablar con el personal de PPS a nivel de distrito o de la escuela.

Fecha de aprobación: 23 de agosto de 2017
Fecha modificó: October 4, 2017
Co-Presidente: Keiona R Connor
Co-Presidente: Fred Smith
Secretario: Leah Hinson